K
onsernsjefens ord
I Frigaard Property Group tilstreber vi å ha et positivt og inkluderende arbeidsmiljø, som skaper trygghet internt, og mot kunder og leverandører. Vi ønsker å bli oppfattet som en seriøs aktør som tilfører verdi gjennom fagkunnskap, entreprenørskap og engasjement. Vår kultur og daglige adferd definerer oss som selskap, og våre etiske retningslinjer er utarbeidet med hensikt i å støtte oss i å ta kloke valg i hverdagen. Retningslinjene setter krav og forventninger til alle våre medarbeidere og skal bidra til å styrke vår anseelse. Ikke alle situasjoner kan reguleres i et dokument, vi er derfor avhengig av at vi videreutvikler en god bedriftskultur og klokskap i hverdagen. Vi forventer at alle setter seg inn i retningslinjene, og at ledere i selskapet går foran med et godt eksempel, samt sørger for at alle ansatte er komfortable med å søke råd og stille spørsmål.
Simon Nyquist Martinsen
Konsernsjef
ETISKE RETNINGSLINJER FOR FRIGAARD PROPERTY GROUP
Formålet med våre etiske retningslinjer er å etablere en sunn bedriftskultur og bevare Frigaard Property Group sin integritet ved å hjelpe de ansatte til å etterleve standarder for god forretningsskikk, og tydeliggjøre for ansatte og samarbeidspartnere om hvilke forventninger som stilles fra vår side.
Frigaard Property Group tilstreber å være en handlekraftig entreprenør og boligutvikler som har kunden i fokus. Gjennom fagkunnskap, entreprenørskap og tett samarbeid skaper vi tillit og trygghet internt og mot kunder og leverandører. Våre medarbeidere er vår viktigste ressurs, en positiv kultur og inkluderende arbeidsmiljø er derfor en del av våre verdier. De etiske retningslinjene skal støtte opp om dette.
Omfang og virkeområde
Våre etiske retningslinjer er gjeldende for styret, ledere og øvrige medarbeidere i Frigaard Property Group og underliggende konsernselskaper. Vi forventer at våre byggherrer, underentreprenører og leverandører lever opp til de samme retningslinjene.
Det er lederens ansvar å sikre at alle er kjent med, forstår og følge opp at retningslinjene blir fulgt. De ansatte skal gjøre seg kjent med og har ansvar for å etterleve retningslinjene. Den enkelte medarbeider skal solidarisk følge de avtaler, regler og systemer som gjelder. Det tillates ikke at den enkelte ansatte bruker egne rutiner som avviker fra firmaets definerte regler og KS-systemer. Hvis du som ansatt står ovenfor et dilemma eller mistenker brudd på retningslinjer tar du dette opp med overordnet. Hvis dette ikke er mulig, kan du benytte selskapets kanal for varsling på
www.fpg.no
Brudd på retningslinjene kan medføre reaksjoner, herunder rapportering til offentlig myndighet og få konsekvenser for arbeidsforholdet.
Ledere har et særskilt ansvar og skal gå foran som et godt eksempel, skape forståelse for rutiner og regler, skape tillit, forfølge medarbeidernes eventuelle bekymring, samt følge opp konsekvenser ved eventuelle brudd.
Våre medarbeidere
En av våre viktigste målsettinger er å at alle våre ansatte og andre som arbeider for oss unngår skader og ulykker og kommer trygt hjem hver dag. Hver enkelt har et ansvar for å sette seg inn i og etterleve de til enhver tid gjeldende regler innen HMS området. Frigaard Property Group forventer at alle våre leverandører og samarbeidspartnere følger gjeldende retningslinjer.
Frigaard Property Group skal være en profesjonell og positiv arbeidsgiver og vi skal skape et godt arbeidsmiljø. Vi skal ha gjensidig respekt for hverandre og for selskapet. Vi viser hverandre tillit og hjelper hverandre til suksess gjennom samarbeid.
Vi aksepterer ingen form for trakassering eller diskriminering som følge av rase, religion, nasjonalitet, seksuell legning, kjønn eller annet. Frigaard Property Group skal være engasjerende og utviklende for arbeidstakere av alle kjønn, med like karrieremuligheter for alle. Vi tolererer ingen atferd som kan oppfattes som truende eller nedverdigende.
Vår arbeidsplass er rusfri og ved deltagelse i arrangementer hvor det er tilgang på alkohol vises måtehold og vi unngår adferd som kan skade vårt omdømme og integritet. Vi har nulltoleranse for bruk eller oppbevaring av narkotiske stoffer.
Media
Vi i Frigaard Property Group konsernet skal være profesjonelle og til å stole på og dette skal også reflekteres gjennom all vår kommunikasjon, informasjon og kontakt med media og offentligheten. Som ansatt i Frigaard Property Group skal du ha respekt for dette og være bevisst hvordan du representerer konsernet. Uttalelser til media skal kun skje i samsvar med den til enhver tid gjeldende fullmakts-matrise eller i samråd med nærmeste overordnet. Det er administrerende direktør i Frigaard Property Group eller daglig leder i datterselskapene som skal uttale seg til media på vegne av selskapet og konsernet, med mindre ikke annet er avtalt
Forretningsskikk
SAMHANDLING MED KUNDER, LEVERANDØRER OG KONKURRENTER
Vi bidrar til sunn konkurranse ved å unngå å diskutere pris og andre faktorer relevante for konkurranse med konkurrenter.
Frigaard Property Group aksepterer ikke noen form for korrupsjon. Vi tar ikke imot eller gir, ytelser/gaver som kan så tvil om vår integritet, med mindre dette er av ubetydelig art og ikke kommer i forbindelse med tilbudsarbeid.
Våre ansattes deltagelser på reiser eller arrangementer med kunder og leverandører skal godkjennes av daglig leder for selskapet, og for daglig leder skal det godkjennes av nærmeste overordnet. Vår deltakelse skal betales av selskapet selv.
Rammeavtaler med leverandører om levering av varer og tjenester til Frigaard Property Group eller dets underliggende konsernselskaper skal ikke brukes av ansatte til privat bruk. Ovenstående gjelder også medarbeidernes nærstående dersom fordelen må antas å ha sin bakgrunn i den ansattes ansettelsesforhold hos oss.
Den ansatte skal ikke gi enkelte underentreprenører preferanser, og skal medvirke til at kontrahering skjer etter forutgående pris/anbudskonkurranse.
Medarbeidere skal solidarisk følge de innkjøpsavtaler som firmaet sentralt har inngått. Dog skal man til enhver tid sjekke prisnivå på innkjøpsavtalene med tilbud fra konkurrerende leverandører. Personlige relasjoner skal ikke påvirke valg av leverandør eller underentreprenør i noen del av firmaet.
Alle beslutninger i konsernet skal bli fattet på korrekt nivå, av korrekt person i henhold til de til enhver tid gjeldende interne fullmaktsbestemmelser. Du kan bare forplikte deg på vegne av selskapet om du har særskilt fullmakt til dette og du skal til enhver tid overholde din beløpsmessige fullmakt.
SELSKAPETS EIENDOM OG EIENDELER
Frigaard Property Group eller dets underliggende konsernselskaper materiell og utstyr er bedriftens produksjonsmidler. Den ansatte skal ikke tillate seg å «låne» verken materiell eller utstyr til privat bruk.
Du skal behandle Frigaard Property Group konsernets eiendom og eiendeler på en betryggende og sikker måte. Du skal respektere tilgangskontroller og sikkerhetsbestemmelser som er gjeldende for bruk av konsernets eiendeler, lokaler, IT teknisk utstyr og elektronisk informasjon.
LOJALITET, INTERESSEKONFLIKTER OG TAUSHETSPLIKT
Medarbeidere skal ikke søke å oppnå fordeler som er upassende eller på annen måte kan tenkes å skade konsernets interesser. Det er ikke tillatt å ha lønnet arbeid, eierinteresser eller påvirkningsmuligheter i forretningsvirksomhet (med mindre det er avklart på forhånd med overordnet) hvis dette kan tenkes å svekke din lojalitet til konsernet. Du må ikke ta del i eller søke å påvirke en beslutning når det foreligger forhold om er egnet til å svekke tilliten til din objektivitet og uavhengighet. Skulle du bli oppmerksom på en mulig interessekonflikt skal du selv ta initiativet til å vurdere dette og kontakte din overordnede. En interessekonflikt kan involvere kunder, leverandører, entreprenører, eksisterende eller fremtidig ansatte, konkurrenter og andre forbindelser.
Alle ansatte er ansvarlige for å varsle, i henhold til konsernets varslingsrutiner, dersom det oppstår en situasjon hvor vedkommende har en materiell direkte eller indirekte interesse i en transaksjon eller andre anliggender hvor Frigaard Property Group er part.
INFORMASJON SOM KAN PÅVIRKE HANDEL I OBLIGASJONER TILKNYTTET FRIGAARD PROPERTY GROUP
Frigaard Property Group er underlagt strenge regler knyttet til håndtering av ikke offentlig tilgjengelig informasjon som kan være egnet til å påvirke finansielle instrumenter utstedt av Frigaard Property Group. Informasjon vurderes som egnet til å påvirke markedsprisene hvis en rasjonell investor ville ha reagert og fattet sine beslutninger annerledes om han hadde hatt tilgang til informasjonen. Alle ansatte må gjøre seg kjent med gjeldende lov og interne retningslinjer for innsideinformasjon før de handler i finansielle instrumenter tilknyttet Frigaard Property Group.
Alle ansatte i Frigaard Property Group konsernet har taushetsplikt som følger av lov og skriftlig arbeidskontrakt. De har taushetsplikt overfor all forretningsinformasjon eller annen informasjon som kan tenkes å gi utenforstående tilgang på konfidensiell informasjon.
Frigaard Property Group skal etablere regnskapsprosedyrer og påse at alle transaksjoner blir registrert i overensstemmelse med gjeldende lover og regler. Alle ansatte er pålagt å følge retningslinjene våre for registrering og dokumentasjon av transaksjoner. Alle ansatte er ansvarlige for at transaksjoner rapporteres og dokumenteres i sin helhet og i henhold til gjeldende regnskapspraksis.
Vi forventer at underentreprenører setter seg inn i våre etiske retningslinjer og betrakter disse som sine egne.
Varsling
Det er i Frigaard Property Group sin interesse at kritikkverdige forhold blir avdekket, og varsling kan bidra til å redusere risikoen for at uønsket eller ulovlig praksis finner sted. Med kritikkverdige forhold menes brudd på lovregler, interne regler eller etiske normer.
Både arbeidstakere og innleide arbeidstakere har rett til å varsle, men våre leverandører, samarbeidspartnere og andre oppfordres også til å varsle om kritikkverdige forhold.
I Frigaard Property Group ønsker vi å fremme en åpen ytringskultur. Ansatte og innleide arbeidstakere som blir oppmerksomme på kritikkverdige forhold oppfordres til å varsle etter disse varslingsrutinene. Det kan følge av den enkeltes arbeidsavtale eller stilling at man har en plikt til å varsle. Videre har alle arbeidstakere plikter å varsle dersom en kollega blir diskriminert eller trakassert. Det samme gjelder om man blir oppmerksom på feil eller mangler som kan medføre fare for liv og helse, og vedkommende ikke selv kan rette på forholdet.
Å varsle om kritikkverdige forhold vil ikke ha noen negative konsekvenser for varsler. En varsler er beskyttet mot gjengjeldelse i henhold til lov. Gjengjeldelse er enhver ugunstig behandling som følger av varslingen, både handlinger og unnlatelser, eksempelvis; trusler, trakassering, usaklig forskjellsbehandling, sosial ekskludering, advarsel, endring i arbeidsoppgaver, omplassering og oppsigelse. Frigaard Property Group skal som arbeidsgiver videre påse at den som varsler har et fullt forsvarlig arbeidsmiljø. Alle henvendelser skal tas alvorlig og behandles innen rimelig tid. Opplysningene som kommer frem, skal behandles konfidensielt.
Nærmere om rutiner, og skjema for varsling finnes på www.fpg.no
Bærekraft, miljø og samfunnsansvar
Våre etiske retningslinjer er en del av vårt helhetlige arbeid for å videreutvikle selskapet innen bærekraft, miljø og samfunnsansvar. Dette arbeidet har resultert i en strategi og handlingsplan.
Les mer om bærekraft her.
